大型會(huì)議籌備，我們最有發(fā)言權(quán)！

截至2018年，中國溫室產(chǎn)業(yè)大會(huì)已經(jīng)舉辦了17屆。每年的年會(huì)，我們都努力打造成一場(chǎng)饕餮盛宴，但每次都會(huì)為“食材”煞費(fèi)苦心。實(shí)際上，絕大部分會(huì)議的成功與否，不僅取決于會(huì)議舉行那幾天的輻射面和影響力，更大程度上也取決于會(huì)前的充分準(zhǔn)備。

2005年會(huì)，展板照片

尤其是對(duì)于中國溫室產(chǎn)業(yè)大會(huì)這種跨地域、跨時(shí)差、跨語言的國際性盛會(huì)來說，會(huì)前準(zhǔn)備更加重要。成功的年會(huì)，主題鮮明、內(nèi)容明確，參會(huì)人員眾多、大咖云集、觀眾熱情高漲、秩序井然，賓至如歸、每個(gè)人都有獲得感，正所謂“臺(tái)上三天會(huì)，臺(tái)下百日功”，這是與大量細(xì)致、繁雜、辛勤的后勤工作是息息相關(guān)的。

2006年會(huì)，工作人員正在準(zhǔn)備茶歇點(diǎn)心

2009年會(huì)，工作人員在緊張忙碌著

2011年會(huì)簽名墻

本期，我們將分享一些年會(huì)籌備經(jīng)驗(yàn)，致敬那些默默無聞的幕后人員！

一、籌備期：劃分重點(diǎn)，制定方案，各司其職

2012年會(huì)報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)

籌備期作為年會(huì)的組織綱要，主要圍繞以下三個(gè)方面進(jìn)行：

1．確定會(huì)議主題、論壇、規(guī)模

我們首先要確定的是會(huì)議目標(biāo)。對(duì)于年會(huì)，我們需要知道今年的會(huì)議主題是什么，需要達(dá)到什么樣的目的，想得到什么樣的結(jié)果。根據(jù)年會(huì)主題，再確定院士論壇及各個(gè)分論壇的討論主題。根據(jù)制定的目標(biāo)，我們會(huì)逐步啟動(dòng)年會(huì)招商，確定贊助商、參會(huì)人數(shù)及年會(huì)規(guī)模、酒店，為下一步工作做好鋪墊。

2013年會(huì)報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)

2013年會(huì)茶歇處

2、制定年會(huì)方案

在年會(huì)召開前3-4個(gè)月，對(duì)會(huì)議的規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)設(shè)施、內(nèi)容、議程、日程、組織形式、會(huì)議文件、經(jīng)費(fèi)、后勤服務(wù)等要素做出初步安排，保證年會(huì)籌備工作的順利進(jìn)行，取得圓滿的預(yù)期效果?；旧?，我們的團(tuán)隊(duì)每周必須要開一次碰頭會(huì)，一事一議，這也是發(fā)現(xiàn)問題、討論問題、解決問題的一個(gè)過程。

2014年會(huì)，參會(huì)嘉賓在報(bào)到處咨詢

3、確定各個(gè)會(huì)務(wù)小組，各司其職

我們按照?qǐng)F(tuán)隊(duì)職責(zé)，將人員劃分為招商組、會(huì)務(wù)組、后勤組、新聞報(bào)道組等。這幾個(gè)小組的劃分，主要是為會(huì)議提供詳盡的服務(wù)，負(fù)責(zé)策劃、制訂和落實(shí)方案，起到上傳下達(dá)的樞紐作用。包括確定會(huì)議舉辦地點(diǎn)、參觀路線選擇、中心內(nèi)容、人員，邀請(qǐng)參會(huì)嘉賓及相關(guān)機(jī)構(gòu)，組織和編制年會(huì)手冊(cè)、招商項(xiàng)目資料、嘉賓資料，宣傳簽約項(xiàng)目、年會(huì)元素設(shè)計(jì)，組織安排參會(huì)嘉賓的出入境、行程、酒店食宿安排、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議主持、來賓主持、新聞發(fā)布等多項(xiàng)工作。

2014年會(huì)報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)

二、實(shí)施期：宣傳推廣、招商和邀請(qǐng)

實(shí)施期在整個(gè)年會(huì)的流程中至關(guān)重要，其中的每一個(gè)小細(xì)節(jié)都影響著年會(huì)是否能順利進(jìn)行。與籌備期一樣，實(shí)施期也主要圍繞著三個(gè)方面進(jìn)行。

2015年會(huì)，參會(huì)嘉賓在報(bào)到處合影

1、宣傳推廣

為使年會(huì)達(dá)到最佳效果，取得圓滿成功，新聞報(bào)道小組會(huì)針對(duì)不同的參會(huì)人員在不同的媒體平臺(tái)上對(duì)年會(huì)進(jìn)行廣泛宣傳，包括雜志、網(wǎng)站、公眾號(hào)、微博、論壇、頭條號(hào)、百家號(hào)等。例如，對(duì)于年輕群體，主要的宣傳平臺(tái)是公眾號(hào)、微博、視頻等網(wǎng)絡(luò)媒體，對(duì)于參會(huì)嘉賓、企業(yè)負(fù)責(zé)人和高層、新聞屆人士，我們選擇的是傳統(tǒng)的雜志。

2015年會(huì)報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)

按照宣傳重點(diǎn)來劃分，分為預(yù)熱期、高潮期、維熱期，每個(gè)時(shí)期的宣傳重點(diǎn)各有側(cè)重。另外，為體現(xiàn)我們年會(huì)的專業(yè)化，在年會(huì)召開期間，新聞宣傳小組還負(fù)責(zé)新聞稿的撰寫、宣傳資料、年會(huì)中心內(nèi)容簡介、背景材料、現(xiàn)場(chǎng)圖片等，使得年會(huì)宣傳達(dá)到最大化。值得一提的是，宣傳推廣自啟動(dòng)后，在年會(huì)結(jié)束后仍會(huì)持續(xù)一段時(shí)間，整個(gè)期限可長達(dá)半年。

2015年會(huì)，工作人員緊張的忙碌著

2、招商

招商是我們把夢(mèng)想變成現(xiàn)實(shí)的關(guān)鍵一步，包括年會(huì)贊助和參展。

參展分為企業(yè)展示、交易洽談、宣傳推廣等，我們必須詳細(xì)的制定一份參展計(jì)劃，把所有應(yīng)該考慮的，可能涉及的問題一網(wǎng)打盡，給出十分明確清楚并且卓有成效的答案。具體而言，就是明確展位、確定參展內(nèi)容、策劃參展方法、辦妥參展手續(xù)、設(shè)計(jì)運(yùn)作流程，使現(xiàn)場(chǎng)的接待、講解、洽談、簽約活動(dòng)井然有序，讓參展商達(dá)到會(huì)商目的。

年會(huì)贊助部分，盡快提供年會(huì)的策劃方案和報(bào)價(jià)。按照等級(jí)，我們將招商目標(biāo)劃分為獨(dú)家冠名、高級(jí)贊助商、贊助商以及晚宴贊助商，每個(gè)等級(jí)的贊助，提供的服務(wù)也不盡相同。

2016年會(huì)，工作人員正緊張準(zhǔn)備著會(huì)議資料

3、邀請(qǐng)

會(huì)議成功的一個(gè)評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)是人氣高不高。為保證重點(diǎn)、表達(dá)誠意，達(dá)到既定目標(biāo)，年會(huì)的實(shí)施應(yīng)有目的、有選擇地向有關(guān)單位或人士發(fā)出邀請(qǐng)函。

1）向各大農(nóng)業(yè)高校、學(xué)院發(fā)出邀請(qǐng)函；

2）向設(shè)施園藝知名人士發(fā)出邀請(qǐng)函；

3）向行業(yè)內(nèi)企業(yè)負(fù)責(zé)人、高層發(fā)出邀請(qǐng)函；

4）向行業(yè)協(xié)會(huì)、商會(huì)組織負(fù)責(zé)人發(fā)出邀請(qǐng)函；

5）向當(dāng)?shù)赜杏绊懥Φ膱?bào)刊、電臺(tái)、電視臺(tái)記者發(fā)出邀請(qǐng)函；

……

2016年會(huì)，工作人員正在分裝資料

邀請(qǐng)函的發(fā)送，可通過媒體平臺(tái)、郵箱、傳真、郵寄的方式，隨函附上年會(huì)宣傳介紹材料、招商項(xiàng)目簡介和參會(huì)回執(zhí)。

三、年會(huì)準(zhǔn)備、召開與善后

最緊張的時(shí)候到了！

2017年會(huì)報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)

這個(gè)階段是檢驗(yàn)我們一整年的成績，各個(gè)環(huán)節(jié)都馬虎不得，稍有不慎就有可能賓主不歡！具體包括：

會(huì)前

1、機(jī)場(chǎng)、車站接送，專人、專車分批分時(shí)段按要求接站；

2、會(huì)場(chǎng)布置、協(xié)助參展商進(jìn)行展位布置；

3、會(huì)議酒店現(xiàn)場(chǎng)，會(huì)務(wù)組對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行參會(huì)登記、發(fā)放會(huì)議材料以及來賓接待；

4、嘉賓與贊助商的登記與房間分配，確認(rèn)VIP用房及整理有關(guān)信息，會(huì)務(wù)組分發(fā)會(huì)議禮品及房間水果派送等；

5、會(huì)務(wù)組確定用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水等工作；

6、提前和會(huì)議代表確認(rèn)年會(huì)日程安排，并為參會(huì)人員的業(yè)務(wù)時(shí)間提供參考，比如提供吃、住、行、游、購、娛等方面信息；

7、確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作；

8、協(xié)調(diào)年會(huì)期間的交通工具的安排；

……

2017年會(huì)報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)

會(huì)中

1、保障年會(huì)順利召開的各個(gè)方面，如參會(huì)嘉賓出席、會(huì)場(chǎng)秩序、會(huì)場(chǎng)安全等；

2、聯(lián)系當(dāng)?shù)孛襟w，保證新聞界的朋友出席；

3、年會(huì)的日常安排、記錄安排、后勤安排；

4、年會(huì)考察項(xiàng)目的銜接；

……

2018年會(huì)報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)

會(huì)后

1、代辦會(huì)議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)；

2、年會(huì)的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見反饋及處理；

3、年會(huì)材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、代表發(fā)言、新聞報(bào)道材料、代表通訊錄的匯總和印刷；

4、與年會(huì)相關(guān)各方的費(fèi)用結(jié)算工作。

……

以上就是年會(huì)組織工作的簡單流程。需要提醒的是：

1、年會(huì)籌備是一項(xiàng)耗時(shí)耗力的工作，工作人員需要細(xì)心、細(xì)致、耐得住寂寞；

2、任何環(huán)節(jié)都不能一步到位，需要不停的溝通、交流，反復(fù)磋商；

3、所有工作都應(yīng)做好提前量，準(zhǔn)備好備選方案；

4、與國外參會(huì)嘉賓溝通，要注意時(shí)差；

5、新聞宣傳工作要找準(zhǔn)時(shí)機(jī)，稿件盡量豐富多樣；

6、會(huì)議地點(diǎn)選擇大小要合適、配套設(shè)施要齊全、地點(diǎn)要合理；

7、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì)議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)等工作很重要；

……

2018年會(huì)報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)

不可能每一個(gè)環(huán)節(jié)都能盡善盡美，但求無愧于心。最后，祝我們的設(shè)施園藝行業(yè)發(fā)展的越來越好！

來源：華科資源 高驥遠(yuǎn)